Privacyverklaring

Privacyverklaring Your Headstart  

Versie: 1.0 Datum laatste wijziging: [Datum van laatste wijziging, bv. 13 mei 2025]  

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Your Headstart, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97179752.  

Wij hechten grote waarde aan de privacy van onze cliënten en websitebezoekers. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dit doen, hoe we ze gebruiken en welke rechten je hebt.     

  1. Wie zijn wij? 

Wij zijn Your Headstart, een coachingpraktijk gespecialiseerd in het begeleiden van mensen die hun persoonlijke ontwikkeling willen vergroten. Contactgegevens: Laura Winter  laura@yourheadstart.nl, 085 1234567 Website: Https://yourheadstart.nl 

  1. Welke persoonsgegevens verwerken we? 

Wij verwerken verschillende soorten persoonsgegevens, afhankelijk van de diensten die je afneemt of de interactie die je met ons hebt:  

  • Contact- en identificatiegegevens: Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres.  
  • Administratieve gegevens: Factuurgegevens, betalingshistorie.  
  • Gegevens over de coaching: Informatie die je deelt tijdens intakegesprekken, coachingssessies en in eventuele notities die wij maken (zie ook ‘Bijzondere persoonsgegevens’). Dit kan informatie bevatten over je persoonlijke situatie, familie, achtergrond, gedachten, gevoelens en gedragingen.  
  • Websitegegevens: Indien je onze website bezoekt, kunnen we (geanonimiseerde) gegevens verzamelen via cookies, zoals IP-adres, surfgedrag (zie ons cookiebeleid, indien van toepassing).  
  • Communicatiegegevens: E-mails of andere correspondentie met ons.  

Bijzondere persoonsgegevens: Voor het leveren van effectieve coaching is het noodzakelijk om ook bijzondere persoonsgegevens te verwerken, zoals gegevens over je gezondheid (mentaal en fysiek), psychische toestand, en gevoelige informatie over je familiale situatie en achtergrond die relevant is voor het coachingstraject. Deze gegevens verwerken wij uitsluitend:  

  • Met jouw uitdrukkelijke toestemming. Deze toestemming vragen wij tijdens het intake- of startproces van het coachingstraject.  
  • Omdat de verwerking noodzakelijk is voor de coachingsovereenkomst en het leveren van passende begeleiding. 

  1. Met welk doel verwerken we je gegevens? 

Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doelen:  

  • Uitvoeren van de coachingsovereenkomst: Het plannen en uitvoeren van coachingssessies, het voorbereiden van de sessies, het opvolgen van het traject.  
  • Communicatie: Contact onderhouden met jou over het coachingstraject, afspraken, voortgang.  
  • Administratie en facturatie: Het opstellen en versturen van facturen, het bijhouden van de financiële administratie.  
  • Wettelijke verplichtingen: Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten voor de administratie.  
  • Kwaliteitsverbetering en supervisie/intervisie: In het kader van professionele ontwikkeling kan het voorkomen dat (geanonimiseerde) casuïstiek wordt besproken met een intervisiegroep. Hierbij worden alle direct herleidbare persoonsgegevens verwijderd om je privacy te waarborgen. Indien herleidbare gegevens nodig zijn voor supervisie (zeer zelden en alleen onder strikte voorwaarden), vragen wij hiervoor uitdrukkelijke toestemming.  
  • Verzenden van informatie/nieuwsbrieven: Indien je hiervoor uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven, kunnen we je informatie sturen over onze diensten of relevante onderwerpen. 

  1. Op basis van welke grondslag verwerken we je gegevens? 

Wij verwerken je persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:  

  • Uitvoeren van de overeenkomst: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de coachingsovereenkomst die wij met jou (en eventueel je gezinsleden) hebben. Dit betreft met name contactgegevens, planningsgegevens en de verwerking van de inhoud van de sessies voor zover dit geen bijzondere persoonsgegevens betreft.  
  • Toestemming: Wij verwerken bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid en gevoelige familiale context) uitsluitend op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming. Ook voor het versturen van marketingcommunicatie (zoals nieuwsbrieven) vragen wij expliciete toestemming. Je hebt altijd het recht om je toestemming in te trekken.  
  • Wettelijke verplichting: De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals de fiscale bewaarplicht voor administratieve gegevens.  
  • Gerechtvaardigd belang: In beperkte gevallen kunnen wij gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, mits dit belang zwaarder weegt dan jouw privacybelang (bv. voor het verwerken van een contactaanvraag tenzij toestemming is gegeven, of strikt geanonimiseerde data voor kwaliteitsdoeleinden). 

  1. Gegevens van minderjarigen 

Onze coaching richt zich mede op pubers. Indien je een minderjarige (jonger dan 16 jaar) aanmeldt voor coaching, vragen wij hiervoor toestemming van de gezaghebbende ouder(s) of voogd. Wij verwerken de persoonsgegevens van de minderjarige uitsluitend ten behoeve van het coachingstraject, met dezelfde zorgvuldigheid als gegevens van volwassenen. De minderjarige heeft eveneens de rechten zoals beschreven in punt 9, hoewel de uitoefening hiervan vaak via de gezaghebbende ouder(s) verloopt.  

  1. Delen van persoonsgegevens met derden 

Wij delen je persoonsgegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of met jouw uitdrukkelijke toestemming. De categorieën van derden met wie wij gegevens kunnen delen zijn (indien van toepassing):     

  • Partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van de overeenkomst (bv. andere professionals in overleg met jou).  
  • Boekhouder of accountant (voor financiële administratie).  
  • ICT-dienstverleners (voor websitehosting, e-mail, opslag, planningstools – indien zij toegang hebben tot persoonsgegevens). Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om ervoor te zorgen dat zij vertrouwelijk en conform de AVG met je gegevens omgaan.  
  • Wettelijke instanties (indien hiertoe wettelijk verplicht).  

Wij verkopen je gegevens nooit aan derden.  

  1. Doorgifte naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) 

Indien wij gebruik maken van diensten van derden (zoals software providers) die gegevens buiten de EER verwerken, zorgen wij ervoor dat de doorgifte alleen plaatsvindt als er sprake is van een passend beschermingsniveau (bv. op basis van een Adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of door gebruik te maken van Standard Contractual Clauses aangevuld met eventuele extra maatregelen).  

  1. Hoe lang bewaren we je gegevens? 

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld, tenzij er een wettelijke verplichting is om gegevens langer te bewaren.  

  • Administratieve gegevens (facturen etc.): Bewaren wij conform de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar.  
  • Sessienotities: Wij bewaren eventuele sessienotities gedurende een periode van 2 jaar na de laatste sessie. Wij doen dit om bij een eventueel vervolg goed aan te kunnen sluiten bij jouw vraag. Na deze periode worden de notities vernietigd.  
  • Andere gegevens: Bewaren wij zolang nodig is voor het specifieke doel.  
  1. Jouw rechten (Rechten van betrokkenen) 

Conform de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:  

  • Recht op inzage: Je hebt het recht om te vragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken en om hiervan een kopie te ontvangen.  
  • Recht op rectificatie: Je hebt het recht om je gegevens te laten corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn.  
  • Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’): In bepaalde gevallen heb je het recht om je persoonsgegevens te laten wissen. Dit recht is niet absoluut en kan beperkt zijn door bijvoorbeeld wettelijke bewaarplichten.  
  • Recht op beperking van de verwerking: In bepaalde situaties heb je het recht om de verwerking van je gegevens tijdelijk te laten stopzetten.  
  • Recht op dataportabiliteit: Je hebt het recht om de gegevens die je aan ons hebt verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken op basis van toestemming of een overeenkomst, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en over te dragen aan een andere partij.  
  • Recht van bezwaar: Je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang.     
  • Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering: Je hebt het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit waaraan voor jou rechtsgevolgen zijn verbonden of dat jou anderszins in aanmerkelijke mate treft. Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.     

Je kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens in punt 1. Om misbruik te voorkomen, kunnen we je vragen om je te identificeren.  

  1. Intrekken van toestemming 

    Indien de verwerking van je persoonsgegevens is gebaseerd op jouw toestemming, heb je het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerkingen die al hebben plaatsgevonden op basis van jouw toestemming vóór de intrekking. Het intrekken van toestemming kan betekenen dat we bepaalde diensten niet langer kunnen leveren, met name als het gaat om de verwerking van bijzondere persoonsgegevens die essentieel zijn voor de coaching. 

  2. Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens 

Mocht je een klacht hebben over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan, dan horen wij dit uiteraard graag. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming in Nederland. De contactgegevens van de AP vind je op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.  

  1. Is het verstrekken van gegevens verplicht? 

Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk voor het aangaan en uitvoeren van de coachingsovereenkomst (contactgegevens, basisinformatie relevant voor planning). Zonder deze gegevens kunnen wij je geen coaching bieden. Het verstrekken van bijzondere persoonsgegevens (gezondheid, gevoelige familiale context) is niet wettelijk verplicht, maar wel noodzakelijk voor het leveren van effectieve en passende coaching. Deze gegevens verwerken wij alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming. Indien je geen toestemming geeft voor de verwerking van noodzakelijke bijzondere persoonsgegevens, kan het zijn dat wij de coachingsovereenkomst niet kunnen aangaan of voortzetten, omdat we de coaching niet op een verantwoorde manier kunnen uitvoeren.  

  1. Beveiliging 

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging. Denk hierbij aan beveiligde opslag, toegangscontrole, versleuteling waar nodig, etc.     

  1. Wijzigingen in deze privacyverklaring 

We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Wij raden je aan deze verklaring regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen. Bij ingrijpende wijzigingen die gevolgen hebben voor de verwerking van je gegevens, zullen wij je hierover actief informeren.     

  1. Contact 

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via de contactgegevens in punt 1.